4.5 Áhrif á kostnað og rekstur

Vöxtur og arðsemi veitingareksturs og framleiðslu eru í háum mæli háð því hversu vel birgðir eru stjórnaðar. Þegar veitingastaður tekst að draga úr fimm prósentum af birgðauppgjörskostnaði, sem felur í sér þann heildarkostnað sem fellur til vegna geymslu, trygginga og úreldingar, sparast oft um hundruð þúsunda króna á ársgrundvelli án þess að skerða gæði eða þjónustu (Ríkisendurskoðun, 2021).

Til dæmis sýndi rannsókn hjá Jónsdóttir og samstarfsmönnum (2020) að lítils háttar endurbætur í birgðaskráningu gátu lækkað kostnað um allt að sjö prósent í smærri veitingarekstrum án umfram vinnu kostnaðarliða.

Birgðaveltuhlutfall, sem mælir hversu oft staðan á hráefni endurnýjast yfir tiltekið tímabil, er lykilþáttur til að skilja framleiðsluáætlanir og kostnað.

Hátt veltuhlutfall bendir til skilvirkni í nýtingu hráefna en lágt hlutfall getur leitt til ofbirgða sem festast í geymslu kostnaðarlaust. Birgðadagar, sem sýna meðaltal birgðastöðu í dögum, hjálpa stjórnendum að spá fyrir um þegar næmust er á pantanir og forðast offramboð (Chopra & Meindl, 2016).

Birgðabrestur, sem lýsir mögulegum tekjutapi vegna þess að vöru vantar, hefur einkum neikvæð áhrif á viðskiptatryggð og orðspor. Rannsókn Lee og Özer (2007) sýndi að 15% aukning í birgðabresti í veitingarekstri gæti dregið úr ánægju viðskiptavina um 20% og leitt til tekjutaps sem nemur 5–8% af daglegum tekjum.

Innan hagkvæmnisgreiningar er einnig mælikvarði kallaður Total Cost of Ownership (TCO), sem tekur tillit til allra kostnaðarþátta birgðar: Pöntunarkostnaðar, geymslukostnaðar, birgðabrestar og úreldingar. TCO-nálgunin gerir stjórnendum kleift að bera saman birgðaáætlanir með heildarkostnaði sem byggir á raunverulegum gögnum (Sinha & Sheoran, 2012).

Með stöðugri greiningu á KPI eins og birgðaveltuhlutfalli, birgðadögum, birgðauppgjörskostnaði og TCO geta stjórnendur fínstillt pöntunarmagn, birgðatakmarkanir og lausnir til að draga úr bráðabirgðainnkaupum. Þetta styður einnig við sjálfbærnimarkmið með því að lágmarka matarsóun og minnka kolefnisspor (FAO, 2019).

Slök birgðastýring getur haft mikil neikvæð áhrif á rekstur:

Neikvæð áhrif:

• Hráefni eyðileggst (gildistími líður, rangar hitastillingar, ryk eða rakaskemmdir)
• Hráefni tapast (óskráð notkun, spillir í geymslu eða í eldamennsku)
• Óskipulag valdar tvítalningu og offramboð
• Minnkandi gæði og traust frá gestum

Jákvæð áhrif góðrar birgðastýringar:

• Skýr yfirsýn yfir hvað þarf að panta
• Betri nýting og áreiðanlegur hráefniskostnaður (COGS)
• Skilvirk framleiðsla með sem minnstu svinn
• Fækkun bráðabirgðainnkaupa
• Bætt vinnutímanýting og sjálfbærniskorur

Rekstrarlegt dæmi:
Veitingastaður sem minnkar 5% af óskráðri rýrnun á hráefnum (af 2 milljón kr. innkaupum á ári) sparar 100.000 kr. án þess að skerða gæði – einfaldlega með betra skipulagi, skráningu og ábyrgð.