4.6 Hlutverk starfsfólks og ábyrgð

Árangur birgðastýringar byggist fyrst og fremst á því hversu vel starfsfólk hefur tileinkað sér nauðsynleg ferla og ábyrgð. Í byrjun árs 2024 framkvæmdi Hannesdóttir og Guðmundsson (2024) rannsókn á áhrifum starfsþjálfunar á villum í birgðastýringu í fimm veitingastöðum, þar sem niðurstöður sýndu 30% fækkun frávika þegar starfsmenn fengu vikulega þjálfun og endurgjöf.

Vaktstjóri eða birgðastjóri ber ábyrgð á daglegri yfirferð skýrslna um birgðastöðu, frávik og hitastig mælingar. Starfsmenn skulu:

  • Skrá nákvæmlega öll ný innkoma hráefna með dagsetningu, magni og framleiðanda.
  • Merkja vörur skýrt í samræmi við FIFO-reglu, með dagsetningu innkaupa og síðasta neyslu.
  • Framkvæma reglubundnar talningar og skrá niður frávik í kerfi innan tveggja klukkustunda frá talningu.

Þessi vinnubrögð tryggja gagnsæi og auka ábyrgð, sem aftur eykur traust viðskiptavina og eigenda. Til að viðhalda hvatningu og áhuga starfsmanna á gæðaeftirliti er algengt að innleiða umbunarkerfi þar sem starfsfólk fær viðurkenningu í formi bónusa eða viðurkenningarbréfa fyrir litla matarsóun og fáar skráningarvillur (McGee, 2004).

Reglubundin innri þjálfun og prófanir eru lykilatriði. Þjálfunar- og prófunaráætlanir ættu að innihalda:

1. Grunnnám: Kennsla á aðferðum birgðastýringar, HACCP-viðmiðum og notkun kerfa.
2. Endurmenntun: Árlegar uppfærslur á nýjustu tækni og breytingum í reglugerðum.
3. Verkefnapróf: Raunveruleg æfingaverkefni, t.d. prufutalningar og skýrslugerð, með eftirfylgni.

Samvinna milli deilda, svo sem matseldar, innkaupa og rekstraraðila, er mikilvæg til að fínstilla ferla og tryggja samstillta stefnu í birgðastýringu (Ventura & Mendes, 2013). Þannig verður birgðastýring ekki einungis ábyrgð birgðastjóra heldur sameiginlegt markmið allra starfsmanna.

Allt starfsfólk þarf:

  • Að kunna geymsluvenjur og skráningu
  • Að virða merkingar og dagsetningar
  • Að skila af sér í lok vaktar

Ábyrgð:

  • Vaktstjóri eða rekstraraðili þarf að yfirfara skráningu daglega
  • Starfsfólk ber ábyrgð á eigin svæði og samnýtingu hráefna

Þjálfun:

  • Reglubundin innri þjálfun og prófanir á geymslu, merkingum og skjölum
  • Hvatningakerfi fyrir góð vinnubrögð og litla rýrnun